Polí­tica Anticorrupción


 PROGRAMA DE ÉTICA EMPRESARIAL POLÍTICAS ANTICORRUPCIÓN QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. (LEY 1778 DE FEBRERO 2 DE 2016)

CONTENIDO

  1. Contribuciones políticas. 
  2. Donaciones. 
  3. Política de regalos y gastos de representación. 
  4. Controles internos y auditoría. 
  5. Política de riesgos para conflictos de intereses. 
  6. Canales internos y formas de denunciar los eventos. 
  7. Cooperación con las autoridades. 
  8. Políticas desde recursos humanos. 
  9. Contratistas, proveedores y terceros en general.
  10. Políticas comerciales. 
  11. Lobby y cabildeo. 
  12. Importaciones y exportaciones. 
  13. Información privilegiada. 
  14. Tráfico de influencias. 
  15. Manejo interno de los reportes. 
  16. Inhabilidades. 
  17. Firmas. 
  18. Fecha.

  

POLÍTICAS ANTICORRUPCIÓN QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. (LEY 1778 DE FEBRERO 2 DE 2016)

PRESENTACIÓN

 

En virtud de lo dispuesto en la Ley 1778 de 2016, y con el propósito general de promover al interior de la compañía una cultura de transparencia e integridad frente a comportamientos como el soborno y la corrupción trasnacional, la alta Dirección de la empresa ha adoptado el siguiente Programa de Ética Empresarial, frente al cual quedamos comprometidos todos y cada uno de los directivos y trabajadores de esta Organización, sin ninguna excepción. Es nuestra obligación conocerlo, aplicarlo y difundirlo a todos quienes tengan alguna relación con nuestros negocios en Colombia y en el extranjero. Adicionalmente, este programa se complementa con el Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo adoptado por la empresa oportunamente, haciendo parte por tanto de las grandes políticas expedidas en materia de prevención y control de todo tipo de actividades delictivas, de conformidad con la legislación nacional e internacional vigentes.

1. CONTRIBUCIONES POLÍTICAS. Quimpac Colombia no realizará contribuciones políticas en Colombia ni en otros países.

2. DONACIONES. La Gerencia General (GG) definirá las razones para realizar una donación local e internacional, el monto de la misma, el objetivo de esta, y el impacto positivo en los intereses de la comunidad. Se tendrá un seguimiento detallado de la destinación de los fondos, se informará a quienes se considere prudente, y se llevará un registro contable de las mismas. En lo posible QUIMPAC a través de su programa de responsabilidad social empresarial, RSE, dará a conocer un balance social detallado con todos los informes referentes a las donaciones, trabajos realizados en ese sentido, y el impacto logrado. Igualmente aplicará cuando se hagan donaciones a países extranjeros por efectos humanitarios, llevando los controles hasta su destino final.

3. POLÍTICA DE REGALOS Y GASTOS DE REPRESENTACIÓN. QUIMPAC COLOMBIA a través de su Junta Directiva (JD) permite la política de dar y recibir regalos en fechas especiales personales, empresariales o de fiestas de la comunidad, pero bajo unos parámetros claros de equilibrio entre el regalo recibido o entregado, de forma tal que no comprometa a la persona que lo reciba ni su libertad de decidir. Cuando un miembro de la dirección considere que un regalo recibido supera el equilibrio de las partes, deberá ser informado a la Gerencia General para definir si éste debe ser devuelto con los agradecimientos respectivos, y explicando los motivos. Igualmente los gastos de representación serán siempre confirmados, debidamente inscritos en los libros contables con sus soportes respectivos y supervisados por el área de control interno de QUIMPAC COLOMBIA, tanto por los montos como por la calidad y representatividad de los invitados, con especial control cuando se trate de personas que pertenezcan al gobierno local o del país en el cual QUIMPAC COLOMBIA tenga presencia.

4. CONTROLES INTERNOS Y AUDITORÍA. QUIMPAC COLOMBIA realizará auditorías periódicas para vigilar la procedencia y destino de pagos a terceros, además de confirmar que hayan sido debidamente autorizados por las personas correspondientes, y haber cumplido con cada uno de los pasos de los manuales de control interno como la doble revisión por personas diferentes y el conocimiento de los directivos autorizadores del gasto. Para ello se cuenta con el sistema para asegurar que los registros contables se lleven con exactitud y veracidad, que no exista riesgo en los procesos de pago y recibos.

4.1. Ninguna actividad ni funcionario está exento del control de la Revisoría Fiscal y Contable. El cumplimiento de los procedimientos es OBLIGATORIO en todos los países donde QUIMPAC COLOMBIA tiene presencia, en especial cuando se trate de contratos con el gobierno local y extranjeros.

4.2. Las actividades o proyectos conjuntos con firmas vinculadas deben ser vigilados de cerca con el fin de verificar siempre el cumplimiento de las normas legales y ANTICORRUPCION en cada país.

4.3. Se efectuará un control y verificación continua y se reportará cada vez que se encuentre una operación sospechosa de corrupción.

5. POLÍTICA DE RIESGOS PARA CONFLICTOS DE INTERESES. Se tendrá la obligación de vigilar y reportar la posibilidad de generación de algún conflicto que pueda demeritar la reputación de la compañía en especial frente al gobierno local o gobiernos en cuyos países QUIMPAC COLOMBIA tenga presencia comercial. La GG aprobó acorde con la ley 1778 de 2016 la creación de un manual ANTICORRUPCION interno a nivel local e internacional, además del manual de ética, y del programa SAGRLAFT, con el fin de identificar, monitorear y definir los conflictos que puedan generar los riesgos de soborno, fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo. Este manual estará inscrito en la intranet de la compañía y será impreso para entrega a todos los funcionarios. 

6. CANALES INTERNOS Y FORMAS DE DENUNCIAR LOS EVENTOS. El oficial de cumplimiento tiene una dirección de correo electrónico exclusivo para reportes de SAGRLAFT, anticorrupción, y otros como teléfono, celular, etc, para efectos de establecer los reportes respectivos por parte de quien conozca de algún evento. El Oficial de Cumplimiento por su parte reportará de inmediato a la dirección de la compañía para estudiar cada caso y definir el respectivo informe ante las autoridades locales, nacionales y extranjeras.

7. COOPERACIÓN CON LAS AUTORIDADES. QUIMPAC COLOMBIA a través de su Oficial de Cumplimiento reportará cualquier evento sospechoso o inusual referente a Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Mantendrá un canal abierto permanente con las autoridades locales e internacionales en cada país cuando sea necesario para efectos de denunciar y cooperar en las investigaciones de eventos que perjudiquen los intereses de la firma, sus funcionarios, y a las comunidades sobre temas de fraude, soborno, y demás hechos delictivos.

8. POLITICAS DESDE RECURSOS HUMANOS. La GG ha dado instrucciones claras a la dirección de recursos humanos de la empresa de dar a conocer todas las políticas de SAGRLAFT, ANTICORRUPCION, MANUAL DE ETICA Y COMPORTAMIENTO, transparencia y demás relacionadas con sobornos, y las sanciones legales de ley e internas pertinentes. Igualmente informará sobre las líneas de reporte de eventos.

8.1. QUIMPAC COLOMBIA se asegurará de que cualquier empresa LOCAL E INTERNACIONAL asociada, esté alineada con su posición de rechazo al soborno y prácticas indebidas, aplicando la debida diligencia.

8.2. QUIMPAC COLOMBIA hace extensivas sus políticas y posición de rechazo al soborno en sus vinculadas, y se asegurará de que estén alineadas con esta posición de rechazo al soborno y prácticas indebidas, estableciendo las sanciones en caso de que se involucren en un acto de soborno o cualquier otro acto delictivo.

8.3. Se prohíbe a los trabajadores afiliarse a sociedades, personas jurídicas u organizaciones que sean sospechosas, o que se puedan asimilar a sociedades que generalmente son fachada para el delito de lavado de activos y soborno.

8.4. Se prohíbe a los trabajadores prestar su nombre o el de la empresa, para desarrollar actividades como las descritas en los artículos 323, 324 Y 326 del Código Penal, citados anteriormente, más los incluidos en la Circular 9 de 2016 de SUPER SALUD y Ley 1778 anticorrupción.

8.5. Para efectos de que la prevención y el control de este delito sean más eficaces, es indispensable que los trabajadores estén atentos a las reglas de conocimiento del cliente y mercado, reporten las operaciones sospechosas e inusuales, conserven los documentos oficiales por el término legal y atiendan oportunamente los requerimientos de las autoridades. Para ello establece como obligatoria la asistencia de todos los funcionarios y directivos a las capacitaciones que sobre estos temas ANTICORRUPCION y Circular Supersociedades No. 100 05 de lavado de activos de dictan para toda la empresa, y para cada persona que ingrese a la compañía. Cada funcionario deberá dejar constancia escrita de su conocimiento y asistencia a dichas capacitaciones.

8.6. Cualquier empleado que tenga información relacionada con un acto prohibido o ilegal en Colombia, y en el exterior, deberá reportar inmediatamente ese hecho al oficial de cumplimiento asignado por la compañía.

8.7. Los Empleados podrán hacer el reporte en forma escrita y anónima a través de los siguientes medios pero siempre dirigido al oficial de cumplimiento: Buzones de sugerencias, correo electrónico, línea telefónica o dirigiendo su comunicación al oficial de cumplimiento de la oficina principal de la compañía, ubicada en Autopista Yumbo Aeropuerto Kilómetro 13 en Palmira (Valle), Colombia. La compañía no tomará represalias contra el empleado que reporte esa información y así se le hará saber. 4

8.8. Se debe informar y/o recordar de forma continua quién es el Oficial de Cumplimiento, haciendo publicaciones en cartelera o en pantalla y en la inducción de ingreso del nuevo personal.

8.9. Si un empleado tiene inquietud sobre si una transacción o actividad es sospechosa, inusual O CORRUPTA, debe consultar al Oficial de Cumplimiento por cualquiera de los sistemas de comunicación establecidos por la compañía para tal fin. El Oficial de Cumplimiento deberá tener apoyo jurídico para tomar sus decisiones ya sea al interior de la compañía o a través de consultores externos.

8.10. Se cuenta con procedimiento de selección y desvinculación de personal y se realiza estudio de Seguridad para personas que van a ocupar cargos críticos.

8.11. El personal que se vincule en cualquiera de los cargos considerados como críticos en materia de seguridad en cualquiera de los países donde QUIMPAC COLOMBIA tiene presencia, al participar en el proceso de inducción debe ser informado de las políticas de seguridad, anticorrupción y lavado de activos.

9. CONTRATISTAS, PROVEEDORES Y TERCEROS EN GENERAL. Quimpac Colombia tomará las medidas para verificar la idoneidad de los contratistas y proveedores con las cuales tienen o esperan iniciar un proceso de contratación ya sea localmente en Colombia o en cualquiera de los países en los que se tengan presencia comercial.

9.1. Quimpac Colombia se asegura de que los contratistas y proveedores conozcan su posición de rechazo al soborno y prácticas indebidas informando sobre sus políticas de SAGRLAFT, anticorrupción, etc, y se reserva el derecho de terminación del contrato ante un ofrecimiento y/o pago de un soborno o cualquier práctica sospechosa por parte de los contratistas y proveedores.

9.2. Quimpac Colombia tiene como política general y mantiene además para su aplicación, un mecanismo que asegura un proceso de adquisiciones y compras justas, transparente, y que impiden la ocurrencia de hechos de soborno y otras posibilidades delictivas.

10. POLÍTICAS COMERCIALES. Quimpac Colombia cuenta con una política sobre el pago de comisiones y honorarios otorgados a los representantes de ventas cuyos giros se realizan a través de cuentas bancarias.

10.1. Se tiene estructurado un proceso de selección idóneo para la escogencia del personal de ventas y técnicos que visitan los clientes locales en Colombia y externos.

10.2. Se capacitan sobre las políticas de ética y buenas costumbres, Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y anticorrupción que rigen al interior de la firma, y se deja constancia de su conocimiento.

10.3. QUMPAC DE COLOMBIA S.A cuenta con un procedimiento de SISTEMA DE GESTION COMERCIAL AV 004 donde se establecen las políticas de manejo de cartera y venta de productos controlados, este procedimiento es válido para todos los clientes activos e inactivos tanto a nivel Nacional como Internacional.

11. LOBBY Y CABILDEO. Quimpac Colombia no tiene personal interno o externo especializado en cabildeo o lobby en Colombia o fuera de ella. Cualquier necesidad de acercamiento con las autoridades y personalidades locales o externas se hace directamente a través de los mismos representantes de la firma o a través de las agremiaciones de la industria de cada país.

12. IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES. El auditor externo de la compañía y el área de contabilidad controlarán que el instrumento o la orden de pago, el giro o la remesa que cancele la importación, no se expida o se halle a la orden o a favor de persona diferente del proveedor del exterior, sin que exista una relación de causalidad que lo explique.

12.1. Que el pago de una importación de bienes, tenga como destino un país calificado como paraíso fiscal o que promueva actividades terroristas.

12.2. La detección de un giro anticipado de futuras importaciones de bienes por sumas elevadas, sin que exista evidencia de que con posterioridad se haya realizado la respectiva importación.

12.3. Que existan declaraciones de cambio para reembolso de importaciones de bienes sin los documentos soporte que amparan la operación de importación.

12.4. Que una persona figure pagando operaciones de importación que no pertenezcan al giro ordinario de sus negocios o a su actividad comercial, o en grandes cantidades que no se justifican en relación con la magnitud del negocio o la actividad comercial del importador.

12.5. Que el pago de la exportación provenga de persona diferente al comprador del exterior, como por ejemplo que sea el mismo exportador el que figure pagando o girando las divisas o los pesos colombianos desde el exterior, sin que exista una relación de causalidad o alguna razón que lo explique.

12.6. Que el pago de una exportación de bienes tenga como origen un país calificado como Paraíso Fiscal.

12.7. Que se presente exportación física de divisas sin una clara relación con el giro ordinario de las actividades de comercio exterior o burlando los controles cambiarios.

12.8. Que existan las declaraciones de cambio correspondientes al reintegro de divisas por exportaciones de bienes sin los documentos soporte que amparan la operación de exportación.

12.9. Que se pretenda evadir los controles aduaneros o cambiarlos a través de envíos fraccionados por parte de un residente en el extranjero a varias personas en territorio nacional.

12.10. Que el pago de la exportación provenga de un país diferente al país del comprador o al país de destino de la mercancía, sin que exista una relación de causalidad que lo explique.

12.11. Que se detecte un pago anticipado de futuras exportaciones de bienes por sumas inusualmente elevadas en relación con las operaciones habituales del exportador, sin que exista evidencia sobre la efectiva realización de la respectiva exportación.

13. INFORMACIÓN PRIVILEGIADA. Quimpac Colombia no utilizará información privilegiada que haya llegado de forma directa o indirecta, local o extranjera, le pueda generar un beneficio económico. La compañía cuenta con el código de ética y controles internos, conocidos por todo el personal. La utilización de este tipo de información será sancionada acorde con la ley y las políticas internas de la compañía.

14. TRÁFICO DE INFLUENCIAS. Quimpac Colombia no utilizará el tráfico de influencias para la generación de negocios en Colombia ni en el exterior, y evitará igualmente utilizar personas públicamente expuestas que la apoyen en el direccionamiento de negocios.

15. MANEJO INTERNO DE LOS REPORTES. Quimpac Colombia nunca tomará represalias sobre quienes realicen denuncias de corrupción a nivel de gobiernos y empresas privadas. Respetará el anonimato de quien se recibe el informe y protegerá su integridad.

16. INHABILIDADES. Quimpac Colombia evitará aquellos negocios o contratos en los que su participación genere inhabilidades jurídicas frente a los gobiernos en las que Quimpac Colombia tenga presencia comercial. Exigirá a todos sus empleados de dirección presentar las posibles inhabilidades que puedan darse a nivel personal y profesional ante un posible contrato local e internacional.

En caso de EMERGENCIA Llamar a las líneas : 018000 938408 - (57)-2 685 8819/887

Km.13 Autopista Yumbo-Aeropuerto || Teléfono:(57)-2-685 8888 || Fax: (57)-2-685 8885 A.A. 11490 Cali - Colombia

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